BI כמינוף לעסק שלך

כיום, יותר מבעבר, ארגונים רבים ממוקדים באיסוף ויצירת מאגרי מידע עצומים (Big Data), זאת מתוך ראייה אסטרטגית, אשר נועדה מצד אחד להגדיל את נכסי המידע של החברה לטובת צמיחה והגדלת הרווחיות פר לקוח, למשל, איסוף מידע על הרגלי והעדפות הלקוחות ועל ידי כך להציע שירותים מותאמים אישית, ומצד שני, בניית תשתית באמצעותה ניתן לשקף תמונת מצב טובה יותר על תוצאות הפעילות והביצועים העסקיים של הארגון ולהפיק תובנות עסקיות לתמיכה בתהליכי קבלת ההחלטות.

מסקר שנערך על ידי IDG  78% מהארגונים טוענים כי איסוף וניתוח מידע הינו בעל פוטנציאל רב לשנות באופן יסודי את הדרך שבה החברות עושות את עסקיהן בשנים הקרובות. רק לצורך המחשה של התופעה המתרחבת – בשנתיים האחרונות נוצר יותר מידע מסך כל המידע שהיה קיים קודם לכן בהיסטוריה והוא ממשיך לגדול בקצב של כ-35% בשנה. מציאות חדשה זו, הופכת את מאגרי המידע לנכס המשמעותי ביותר בארגונים, אשר משקיעים משאבים רבים באיסוף ובניתוח הנתונים, במטרה לקדם את פעילותם במימוש האסטרטגיה והשגת היעדים העסקיים שהגדירו. יחד עם ההזדמנויות הקיימות, הגידול בהיקף ובכמויות המידע מביא עמו גם אתגרים רבים, הקשורים בניהול ובתפעול השוטף של הארגון בדרך להשגת מטרותיו. כך למשל, מידע שאינו מנוהל וממוקד בצורה נכונה עלול להוביל "להצפה" של מנהלים ועובדים בדוחות ונתונים, אשר אינם נותנים ערך ממשי, גוזלים זמן רב ומשאבים ומסיטים את המיקוד בהבחנה בין העיקר לטפל.

לכן, על מנת לתת מענה לאתגרים הקיימים ולמנף את המידע ביעילות לטובת הצרכים העסקיים, על הארגון לייצר תשתית ניהולית תומכת אשר תהיה מוכוונת תוצאות ושיפור מתמיד.

כיצד להשתמש ולנהל את המידע בצורה יעילה יותר בארגון, כך שיניב שיפור של הביצועים הקיימים?

1. ניהול יעיל ואפקטיבי של זרימת המידע ממקורות פנימיים וחיצוניים.

בעולם של ריבוי נתונים, מתגבר הצורך באיסוף, ריכוז וניהול המידע במקום אחד מרכזי, להצגת תמונה עסקית מלאה. על מנת שניתן יהיה להפיק את המרב מהמידע הקיים, יש לאפשר גישה נוחה למידע, שילוב של יכולות אנליזה וניתוח מתקדמות, וכן אפשרויות לניהול, שליטה ובקרה על בסיס שוטף. כיום, יש לא מעט פתרונות טכנולוגיים, כגון: מערכות BI Business Intelligence)), באמצעותם ניתן לרכז מידע מתוך מערכות שונות ולקבל תמונה עסקית רחבה. עם זאת, אנו עדים לכך שבארגונים רבים, התמונה המתקבלת הינה חלקית, ובכך מצריכה שליפה ועיבוד רב של נתונים בצורה ידנית, על מנת להציגם למקבלי ההחלטות. לכן, קיימת חשיבות רבה להגדרת המידע הנדרש, אשר הכרחי להצגת תמונה מלאה וברורה על הפעילות העסקית. הגדרה נכונה של המידע הינה קריטית, על מנת לאפשר להנהלה קבלת תובנות עסקיות חשובות לקידום וצמיחה של החברה, כגון: דרכים להגדלת המכירות, זיהוי אזורים פוטנציאליים לצמצום עלויות, שיפור השירות ללקוחות, יוזמות לפיתוח עסקי והבנה טובה יותר לגבי אילו שירותים ומוצרים הלקוחות צריכים.

2. מיקוד המנהלים והעובדים במידע החשוב באמת לארגון, המסונכרן עם היעדים והמטרות העסקיות.

הגדרה וריכוז המידע במערכת אחת מרכזית זה חשוב, אך במקרים רבים הדוחות והנתונים משמשים בעיקר את ההנהלה ולא מחוברים לצרכים ברמות השונות של המנהלים והעובדים "בשטח". ללא יצירת מעורבות מלאה של המנהלים והעובדים, תוך הכוונה ומיקוד במידע החשוב לארגון, עשוי להיווצר פער בין רצון ההנהלה להשגת היעדים והמטרות לבין היישום בפועל.

כתוצאה מכך עולה השאלה, כיצד על ההנהלה לכוון את הארגון ליישם את הנדרש ?

לכל חברה יש חזון שלשמו היא הוקמה, הדרך ליישום החזון מתחילה בגיבוש אסטרטגיה עסקית, אשר לרוב נעה בין שלוש לחמש שנים קדימה, במהלכה מוגדרים היעדים ומטרות העל של החברה. על מנת שההנהלה תוכל לוודא שהחברה פועלת כנדרש, היא נדרשת לייצר תכניות עבודה שנתיות אשר פורטות את המשימות הנדרשות בכל יחידה עסקית, וכן מדדים ו-( KPI's Key Performance Indicators), אשר יאפשרו שיקוף של המידע ותמונת מצב על הביצועים וההתקדמות לעבר השגת היעדים העסקיים שהוגדרו.

המדדים והדוחות הניהוליים המוגדרים צריכים להתחבר לביצועים העסקיים ולהיות מסונכרנים בכל הרמות הארגוניות, מרמת ההנהלה ועד רמת המחלקות והעובדים, תוך יצירת שפה ארגונית משותפת ואחידה. כאשר בכל רמה ארגונית על המנהל והעובד להבין בצורה ברורה מהם המדדים העיקריים של הפעילות שלו, אשר מסונכרנים עם מטרות העל של החברה.

3. שימוש נכון במידע במטרה לשפר את ביצועי הארגון, העלאת התפוקות ושיפור השירות ללקוחות.

גיבוש מערך מדידה אפקטיבי מחייב יצירת תשתית תומכת למיקוד המאמצים המושקעים, במטרה להוביל לשיפור ביצועים כולל. לאחר הגדרת המדדים והיעדים ברמת כל מנהל ועובד, נדרשת הטמעה של המדדים במערכת ה-BI להצגת המידע בזמן אמת, ובמקביל ליישם תהליכים חדשים, שגרות עבודה וניהול ובקרות מותאמות, לאיתור וטיפול מהיר בחריגים וזיהוי הזדמנויות לשיפור.

אתגר נוסף העולה מהתהליך, הינו כיצד לאמץ ולהטמיע את שיטת העבודה החדשה בארגון?

שילוב של מערכת מידע חדשה, תהליכים, שגרות עבודה חדשות ושינוי של תרבות ארגונית, הממוקדת במדידה להעלאת ביצועים ותפוקות, עלולים לייצר חשש והתנגדות אצל המנהלים והעובדים, אשר רגילים לשיטת עבודה מסוימת. בשלב ההטמעה, יש להתייחס לתהליך ברגישות רבה תוך הבנת הסיכונים והאתגרים הקיימים, הכולל ליווי, הדרכה והכשרה של המנהלים והעובדים, בהיבט של כיצד לגשת אל המידע, מהו המידע הרלוונטי עבורם, ומהי התועלת המופקת ממנו להם ולארגון בכלל. זוהי רק תחילתה של המהפכה והפוטנציאל הוא אדיר. שימוש נכון במידע בשילוב של טכנולוגיות חדשניות, טומן בחובו הזדמנויות עסקיות חדשות וצפוי לשנות את פני המשחק. הארגונים אשר ישכילו לראות את התועלות ויקימו תשתית יעילה ומערך תומך מותאם, יוכלו להקנות לעצמם יתרון תחרותי ביחס למתחריהם בשנים הבאות.

בקשת גישה לדמו

שמחים שאתם מתעניינים!
אנא מלאו את הטופס ונשלח לכם פרטי גישה