אפיון מערכת BI ללקוחות חשבשבת
מערכת דוחות בגישה ישירה מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט ועל פלטפורמת ווב
המערכת תשמש לקוחות המעוניינים להציג דוחות ונתוני חברות למשתמשי הקצה ללא צורך בכניסה לתוכנה וכן מבלי לשלוח דוחות PDF מתוזמנים וכדומה. כמו כן ייתן מענה לרואי חשבון המעוניינים להציג את נתוני החברות לבעלי העסקים להם נותנים שירות או קיבוצים המעוניינים ליצור חיבור בסיס הנתונים של הלקוח למערכת בענן בשליטה מרכזית מאפשרת למחלקה את חופש הפעולה מול הלקוחות וכן את השליטה העסקית על המוצר.

מודולים נדרשים:
רכש, שיווק, מכירות, דוחות כספיים, תזרימי מזומנים, מעקב פרויקטים, גביה וגיול חובות, קשרי לקוחות, מלאי ומחסן, תקציב
1. התקנת מודול BI – שימוש במנגנון חנות וירטואלית לצורך ביצוע העברת הנתונים של כל לקוח למחסן נתונים מרכזי בענן
2. חיבור ספק חיצוני לתצוגת הדוחות:
מאפיינים ודרישות:
אפיון ניהולי:
1. ממשק ניהול נוח ויעיל לחיוב הלקוחות (מבסיסי נתונים שונים)
2. ממשק יעיל לניהול קבוצת דוחות
3. אפשרות מתן הרשאות למשתמש חוקר / משתמש בודק / משתמש צופה
4. תמיכה בעברית
דרישות ביצועי מערכת
1. חיבור ל mySQL , קבצים בספריית המחשב המקומי, דפי אינטרנט
2. הפרדה בין בסיסי נתונים שונים
3. אפשרות ניהול הרשאות לכל סט נתונים בנפרד או לכל מערך דוחות בנפרד
4. הצגת דוח באתר הלקוח (embedded to client website)
5. מערך הרשאות לשליחת נתונים במייל
דרישות לביצועי דוחות
6. WORK FLOW המתבסס על שינוי בנתונים ע"פ כללים כולל משלוח מיילים ואפשרות הדפסה
7. מחוונים למדדי ביצוע ביחס למשתנה קבוע או משתנה מחושב
8. אפשרות הכנת הנתונים וחיבור בין טבלאות כולל סינון ועיצוב הנתונים
9. אפשרות תחקור נתונים (Drill Down) עד לטבלת המקור
10. עיצוב רקע / תמונה / לוגו

תמחור
יבוצע על פי אלמנט מודולרי המאופיין על פי מודול בסיסי הכולל התקנת ותחזוקת נתונים בשרת ענן,
כמות משתמשים, סוג המשתמשים (צופה / חוקר), פרויקט לפי בקשה.
החוזה שנתי המבוסס על חיוב חודשי וזאת מכיוון שכל חודש ניתן לבצע שינוי בכמות המשתמשים וברמתם.
הערה מחיר ליחידה לחודש ב ₪
רישיון בסיס חובה- רישיון אחד ללקוח 175
מספר בסיסי נתונים מחשבשבת תלוי כמות חיבורים (מינימום 1) 10
בסיס נתונים חיצוני לפי דרישה – דוח בהתאמה אישית –
משתמש צופה תלוי כמות נדרשת (מינימום 1) 50
משתמש חוקר תלוי כמות נדרשת 85
מודול מובנה מכירות לבחירת הלקוח 90
מודול מובנה מלאי לבחירת הלקוח 80
מודול מובנה פיננסי לבחירת הלקוח 90
דוח בהתאמה אישית לבחירת הלקוח 300
• מינימום מכירה ללקוח 315 ₪ + מע"מ לחודש (רישיון בסיס+ בסיס נתונים + משתמש צופה + מודול מלאי)
• ביצוע דוח בהתאמה אישית יתומחר לפי שעות עבודה + מחיר חודשי כתוספת למינימום חבילה
 
ניהול משתמשים
המשתמשים במערכת יהיו ע"פ טבלת המשתמשים בחשבשבת.
במסך פרטים נוספים של המשתמש, ניתן לעדכן כתובת מייל של המשתמש, משם ישאב המייל כניסה למערכת.
לפי קבוצת משתמשים, תוגדר ההרשאות של המשתמש, והסיסמה לחשבשבת תהיה גם הסיסמה למערכת הדוחות.

ניהול המשתמשים בצורה זו יבטיח מצד אחד שליטה של הארגון בהגדרות כניסה למערכת ה BI ללא תלות בגורם תומך מצד חשבשבת, מצד שני יאפשר הגבלת משתמשים שיחלקו רישיונות מתוך הארגון.
אפשרות זיהוי המשתמש בכניסה למערכת בצורה מאובטחת כך שסיסמת הכניסה למערכת החשבשבת תהיה זהה לסיסמה הכניסה למערכת ה BI דרך הדפדפן. שינוי סיסמה יצריך את המשתמש להיכנס לחשבשבת ולשנות סיסמה

תרשים לפתרון:

סוגי הדוחות במערכת:
כל הדוחות עם drill down עד רמת פירוט השורה
דוחות מכירה:
1. דוח מכירה ללקוח/ קבוצת לקוחות, השוואה בין לקוחות והשוואה לתקופות
2. דוח סטטוס לקוח המכיל את כל הפרמטרים – לחיתוך כגון אובליגו, שקים פתוחים, הזמנות פתוחות, חשבוניות פתוחות, פריטים נרכשים, תדירות רכישות וכו'
3. מכירות לפי מוקדי שיווק
4. מכירות לפי סוכן, השוואה בין סוכנים והשוואה לתקופות מקבילות
5. מכירות לפי פריט/ קבוצת פריטים, השוואה בין פריטים והשוואה בין תקופות
6. מכירה ללקוחות מזדמנים, טרנדים, וחיתוך לאשכולות
דוחות כספיים:
1. דוחות מאזן
2. דוחות רווח והפסד כללי
3. דוח רווח גולמי, לפי לקוח/קבוצת לקוחות, לפי פריט/קבוצת פריטים, לפי סוכן, לפי מרכז שיווק, והכל בהשוואה לתקופות אחרות
4. תזרים מזומנים
5. התחייבויות עתידיות, כרטיסי אשראי וצקים
6. דוח תקציב, תקציב הפרויקט, סטטוס הפרויקט מול התקציב
7. דוחות גביה ע"פ לקוח/ע"פ קבוצת לקוחות/ ע"פ סוכן + השוואה לסוכנים ותקופות אחרות
8. דוחות חריגה מאשראי ואובליגו
9. דוח ביקורת פנים

דוחות מלאי:
1. אינדקס פריטים ויתרות, לפי פריט/ קבוצת פריטים + פריטים מיוחדים, פרטי מטריצה, עצים וכו'+ אפשרות לכלול הזמנות פתוחות והזמנות רכש
2. יתרות לפי מחסנים/קונסיגנציה
3. סטטסיסיקות מלאי, ממוצע צריכה, התראות למלאי אוזל,
4. מלאי מת, עלות אחסון מול שווי מלאי
5. דוח הזמנות פתוחות, והזמנות רכש שטרם נכנסו למלאי

תהליך חיבור לקוח למערכת משלב הרכישה ועד לעליה לאויר :
1. הקמת מסד נתונים בענן (כחצי שעת עבודה)
2. התקנה אצל הלקוח והעברת הנתונים משרת ms sql לשרת mysql (כשעה עבודה)
3. הקמת קוביית דשבורד ללקוח במערכת ה-BI על ידי שיכפול מקובייה קיימת וחיבורה לבסיס הנתונים בהתאמה
4. הגדרת משתמשים והרשאות וכן הצלבת המידע המגיע מחשבשבת המקומית
תיאור כל יכולות מערכת ה BI:
מסד הנתונים:
1. חיבור לטבלאות MySQL תוך שימוש בשאילתות
2. יצירת טבלאות משנה בחיבור
כמו כן, שתהיה אפשרות ליצור שאילתא וחיבורים בין הטבלאות בשאילת sql וכך ליצור טבלאות ספציפיות לפי הצורך, (חסכון במקום ובביצועים)
את השאילתות ניתן לכתוב בכל מקום ולהדביק במערכת, ניתן גם לכתוב את השאילתה בתוך המערכת.
צריך לבדוק יותר לעומק את היכולת של המשתמש, לקשר מסדי נתונים נוספים לדוגמא גליונות אקסל וכו'.
המערכת צריכה להיות מאובטחת ברמה הגבוהה ביותר תוך בטחון מלא שאף משתמש לא יכול לגשת למסד נתונים שאינה שלו.
ניהול משתמשים והרשאות:
המטרה שנוכל לנהל את המשתמשים מתוך החשבשבת, להגדיר שדות בטבלת המשתמשים שע"פ זה יוגדרו הרשאות המשתמשים במערכת.
ההרשאות צריכות להיות מאד ספציפיות, האם המשתמש הוא רק צופה או גם יכול לשנות הגדרות, לאילו דשבורדים יש לו זכות שימוש, ובדשבורדים עצמם חלוקה להרשאות צפיה מסוימים, (לדוגמא, סוכן יכול לצפות רק בדשבורד של המכירות, אבל רק ללקוחות שמשויכים אליו בחשבשבת. או מנהל מחסן יכול לצפות רק בדשבורד של המלאי, אבל רק בפריטים שנמצאים במחסן אותו הוא מנהל ולא ממחסנים אחרים)
דשבורדים ותחקור נתונים:
על המערכת להיות קלה וידידותית למשתמש.
הכרה לעומק של היכולות עיצוב, סינון, ומיון השוואות מול שנים קודמות וכו'
החלק הכי חשוב במערכת זה הנראות והקלות לבנות דשבורד חדש.

שיווק מודול BI
קהל יעד:
1. לקוחות מעל 8 עמדות
2. מודול מלאי, ייצור, שירות, CRM
3. תחומי עיסוק: תעשיה, קמעונאים סיטונאים, יצרנים, אחזקות, קבלנים, ניהול פרויקטים, קיבוצים, סוכנויות, חברות עירוניות ציבוריות, פירמות רו"ח
דרכי שיווק:
1. אתר אינטרנט
2. ימי עיון
3. רשתות חברתיות
4. שיווק ישיר בדיוור ללקוחות
5. אנשי שיווק

מטרות ויעדים:
1. 10 לקוחות ראשונים לביקורת למשך חודשיים
2. תוספת של 15 לקוחות בחודש
3. יעד לתום השנה הראשונה 150 לקוחות
4. משנה שנייה קצב גידול של כ 20%
* התמקדות בשלב הראשון בלקוחות ללא בניית מודלים ייעודיים

שיטת הרכישה:
טופס רישום + מודולים נדרשים>> חתימה על הסכם>> הגדרת אמצעי תשלום>> הגדרת משתמשים והרשאות בחשבשבת>> חיבור לשירות
1. טופס רישום יכיל:
1.1. הגדרת השירות
1.2. שם החברה
1.3. מספר מנוי
1.4. מספר משתמשי השירות
1.5. מודולים נדרשים
1.6. שם/שמות בסיס הנתונים